عروض الأسعار
أرسل عرضاً إلى مشترٍ، وتتبع ما إذا كان قد قُبل، وحوّله إلى فاتورة مبدئية أو فاتورة ضريبية.
عرض السعر هو عرض مقدم إلى مشترٍ. وهو ليس مستنداً ضريبياً ولا يُبلغ عنه أبداً إلى الهيئة الاتحادية للضرائب. وبمجرد أن يقبله المشتري، تحوّله إلى فاتورة مبدئية (لطلب دفعة مقدمة) أو مباشرة إلى فاتورة ضريبية.
إنشاء عرض سعر
- انتقل إلى Documents (المستندات) → Quotes (عروض الأسعار) → New quotation (عرض سعر جديد).
- المحرر هو صفحة الورق نفسها كما في الفواتير: اختر المستلم، وراجع الرقم (معبأ مسبقاً من سلسلة عروض الأسعار)، واضبط التاريخ وValid until (صالح حتى) (30 يوماً افتراضياً)، وأضف البنود مع الكمية والوحدة والسعر وضريبة القيمة المضافة، واملأ الكتل النصية.
- انقر على Save. يظهر عرض السعر في القائمة بالحالة Draft.
- استخدم Preview لمراجعة المستند وSend by email لتسليمه. ومن دون خدمة تحويل HTML إلى PDF في بيئتك، تعرض المعاينة النسخة القابلة للطباعة ويُرسل البريد من دون ملف PDF. ويسجل Delivery log (سجل التسليم) أسفل المستند كل عملية إرسال.
تتبع الرد
من قائمة الصف في القائمة، أو من الأزرار في المحرر:
- يسجل Mark accepted (وضع علامة مقبول) أو Mark declined (وضع علامة مرفوض) رد المشتري.
- ينشئ Convert to proforma (تحويل إلى فاتورة مبدئية) مسودة فاتورة مبدئية بالمستلم والبنود والعملة وشروط الدفع نفسها ويفتحها. استخدمه عندما تريد دفعة مقدمة أولاً؛ ثم تصدر الفاتورة من الفاتورة المبدئية، دفعة واحدة أو على أجزاء. ويُخفى الزر عند إخفاء قسم Proformas.
- ينشئ Convert to tax invoice (تحويل إلى فاتورة ضريبية) مسودة فاتورة ضريبية بالمستلم والبنود نفسها ويفتحها في محرر الفواتير.
يُحوَّل عرض السعر مرة واحدة، إما إلى فاتورة مبدئية أو إلى فاتورة ضريبية. ثم يصبح Converted وللقراءة فقط، مع رابط إلى ما تحوّل إليه. وإذا حوّل شخصان عرض السعر نفسه في اللحظة نفسها، لا ينجح إلا الأول.
مسار المستند
لكل عرض سعر وفاتورة مبدئية وفاتورة بطاقة Document trail (مسار المستند). تعرض السلسلة كاملة، مثلاً عرض السعر QT-0012 ← الفاتورة المبدئية PRO-0005 ← الفاتورتان الضريبيتان INV-0040 (30 %) وINV-0041 (70 %) ← إشعار دائن، مع حالة كل منها ورابط إليها. وتحتها يسرد السجل ما حدث لها جميعاً بالترتيب: الإنشاء والإرسال بالبريد الإلكتروني والقبول والتحويل والإرسال إلى Taxilla والإبلاغ وال دفع، مع التاريخ ومن قام بذلك. تسجل قاعدة البيانات هذا السجل، لذا تظهر أيضاً التغييرات التي تتم عبر واجهة البرمجة أو من عليا بوكس نفسها. وتعرض المستندات المنشأة قبل هذه الميزة إدخالاً واحداً "Created".
الحالات
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| Draft | محفوظ، لم يُرسل |
| Sent | أُرسل بالبريد الإلكتروني إلى المشتري |
| Accepted | وافق المشتري |
| Declined | رفض المشتري |
| Converted | أُنشئت منه فاتورة مبدئية أو فاتورة ضريبية |
| Cancelled | مسحوب؛ للقراءة فقط |
تُوسم عروض الأسعار التي انقضى تاريخ Valid until الخاص بها بـ "(expired)" في القائمة ما دامت مسودة أو مرسلة.
معلومات مفيدة
- فلتر القائمة بشرائح الحالة وابحث بالرقم أو المستلم.
- تأتي الأرقام من سلسلة عروض الأسعار تحت Settings → Outgoing invoices → Numbering.
- تعمل الحقول المخصصة وقوالب التصميم والقوالب المحفوظة (قائمة Templates) كما في محرر الفواتير.
- من الأفضل إلغاء عروض الأسعار المرسلة بدلاً من حذفها؛ ولا يمكن حذف عروض الأسعار المحوّلة.