مراجعة فاتورة واردة أو قبولها أو رفضها
تحقق من مستند مستلم، وصحّح بياناته، ثم اقبله للسداد أو ارفضه.
يبدأ كل مستند مستلم بالحالة To review (قيد المراجعة). في صفحة المراجعة تقارن المستند بالبيانات المستخرجة، وتصحح أي شيء قُرئ بشكل خاطئ، ثم تتخذ القرار.
المراجعة
- انتقل إلى Incoming Invoices (الفواتير الواردة) وانقر الصف.
- على اليمين، تعرض بطاقة Document (المستند) Supplier copy (نسخة المورد، ملف PDF أو صورة المورد)، وGenerated view (العرض المُنشأ من XML)، وعلامة التبويب Files (الملفات) مع ملف XML الأصلي والملفات المضمّنة والمرفقات الإضافية، وكلها قابلة للتنزيل.
- على اليسار، تتبع بطاقة Check the details (مراجعة التفاصيل) الفاتورة من الأعلى إلى الأسفل:
- Invoice type (نوع الفاتورة): فاتورة ضريبية أو إشعار دائن أو إشعار مدين.
- Billing address (عنوان الفوترة): شركتك كما خاطبها المورد. تملأ أيقونة المبنى بيانات ملف شركتك؛ وتضيف أيقونة الشاحنة Delivery address (عنوان التسليم).
- Sender address (supplier) (عنوان المرسل/المورد): اختر جهة اتصال لربطها (تُملأ الحقول الفارغة من جهة الاتصال)، أو استخدم أيقونة الشخص لحفظ المورد كجهة اتصال جديدة أو تحديث جهة الاتصال المرتبطة.
- Header data (بيانات الرأس): الرقم، وتاريخا الإصدار والاستحقاق، والعملة، ومرجع الطلب، ومرجعك، وتاريخ التسليم، ومرجع العقد، وللإشعارات الدائنة أو المدينة الفاتورة التي تصححها. وفي حال عملة غير الدرهم، يعرض Exchange rate (AED per 1 USD) (سعر الصرف، للدولار مثلاً) السعر إلى الدرهم ومصدره والضريبة والإجمالي بالدرهم؛ راجع العملة وسعر الصرف.
- Invoice positions (بنود الفاتورة): الاسم والكمية والوحدة ونسبة الضريبة والسعر والصافي. يفتح السهم في كل صف الوصف وفئة الضريبة (أساسية، صفرية، معفاة، احتساب عكسي، خارج النطاق) ورقم الصنف. ويعرض Add article number column أرقام الأصناف في الجدول.
- Amounts (المبالغ): تفصيل الضريبة لكل فئة ونسبة، محسوباً من البنود. عدّل صفاً أو استخدم Add tax لمطابقة المستند تماماً؛ ويعيد Recalculate from positions الاحتساب التلقائي. يمكن الكتابة فوق الصافي والضريبة والإجمالي.
- Payment (الدفع): شروط السداد، وحتى مستويين من Cash discount (الخصم النقدي: خلال عدد من الأيام بنسبة معينة)، ووسيلة دفع واحدة أو أكثر مع النوع وIBAN وصاحب الحساب وBIC واسم البنك والمرجع والمعلومات.
- Classification (التصنيف): مركز التكلفة والفئة والملاحظات. تبقى قابلة للتعديل بعد القبول.
- املأ أي Custom fields (حقول مخصصة) وانقر Save details (حفظ التفاصيل).
اختيار حقول العنوان
تفتح أيقونة الترس في كل عنوان نافذة Contact fields (حقول جهة الاتصال): حدد الحقول المطلوب عرضها، مثل الاسم الأول والأخير، والشكل القانوني، وسطر العنوان 2، والإمارة، وصندوق البريد، والبريد الإلكتروني، والهاتف، والشخص المسؤول، وTRN، وTIN، ومعرّف Peppol، ورقم الرخصة التجارية، وGLN، ومرجع التفويض. يظهر الاسم والشارع والمدينة دائماً، ويظهر أي حقل يحتوي بيانات حتى لو لم يكن محدداً. ينطبق الاختيار على جميع أعضاء المؤسسة؛ ويمكن للمالكين والمسؤولين تغييره.
القرار
- Accept (قبول): يحفظ تغييراتك، ويضبط الحالة على Accepted (مقبولة)، ويضيف بطاقة Payments to supplier (المدفوعات إلى المورد). استخدم Record payment (تسجيل دفعة) هناك (المبلغ والتاريخ والطريقة والمرجع)؛ تنتقل حالة السداد من غير مسددة إلى مسددة جزئياً أو مسددة.
- Reject (رفض): أدخل سبباً وأكّد. تصبح الحالة Rejected (مرفوضة) ويُعرض السبب في أعلى الصفحة. يعيدها Reopen (إعادة فتح) إلى مسودة.
- Reset to draft (إعادة إلى مسودة) في فاتورة مقبولة يجعل الحقول قابلة للتعديل مرة أخرى.
الحالات
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| To review (قيد المراجعة) | مستلمة، ولم يُتخذ قرار بشأنها بعد |
| Accepted (مقبولة) | معتمدة للسداد؛ الحقول مقفلة |
| Rejected (مرفوضة) | مرفوضة مع ذكر السبب |
| Archived (مؤرشفة) | مخفية من العروض الافتراضية (زر Archive؛ ويستعيدها Unarchive) |
معلومات مفيدة
-
للفواتير المستلمة كفواتير إلكترونية، يعرض المربع Also stated on the supplier's e-invoice ما يحمله المستند إضافة إلى الحقول التي تعدّلها: نوع المعاملة والمستفيد والموكّل وتكرار الفوترة وشروط التسليم والمراجع الإضافية، ولكل بند نوع الصنف ورمز HS أو رمز محاسبة الخدمات والخصم والرسم والملاحظة والدفعة وبلد المنشأ. وهو للقراءة فقط ولا يظهر لملفات PDF والإدخالات اليدوية.
-
عندما تذكر الفاتورة الإلكترونية للمورد مبلغاً مستحقاً يختلف عن الإجمالي (دفعة مقدمة أو تقريب)، تستخدم بطاقة Payments to supplier (المدفوعات للمورد) ومطابقة البنك ذلك المبلغ المستحق.
-
الفواتير ذاتية الإصدار (النوع 389، والإشعار الدائن 261) يصدرها عميلك نيابة عنك. تتوقع عليا بوكس رقم تسجيلك الضريبي بصفتك البائع، وتعرض العميل كالطرف الآخر، وتحتسبها ضمن مبيعاتك في إقرار ضريبة القيمة المضافة.
-
القبول والرفض متاحان للمالكين والمسؤولين والمحاسبين والمعتمدين. يمكن للمشاهدين الفتح والقراءة فقط.
-
يتوفر الحذف في الفواتير غير المقبولة، للأعضاء الذين يملكون صلاحية الحذف.
-
تسرد بطاقة History (السجل) إدخالات الاستلام والقبول والرفض وإعادة التعيين مع الطوابع الزمنية وروابط إلى سجل الاستيراد.
-
يُخزَّن سبب الرفض مع الفاتورة؛ ولا ترسله عليا بوكس إلى المورد تلقائياً.