متى يمكن تعديل الفواتير الواردة
الحقول التي يمكنك تغييرها في كل حالة، ومن يحق له تغييرها.
تكون الفاتورة الواردة قابلة للتعديل بالكامل أثناء انتظار المراجعة. وبمجرد قبولها، تُقفل البيانات المالية بحيث يبقى ما وافقت عليه هو ما تدفعه. أما الحقول التنظيمية فتبقى مفتوحة.
حسب الحالة
| الحالة | المورد والتواريخ والبنود والإجماليات | الفئة ومركز التكلفة والملاحظات والحقول المخصصة | المدفوعات | الأرشفة |
|---|---|---|---|---|
| To review (قيد المراجعة) | قابلة للتعديل، ثم Save (حفظ) | قابلة للتعديل | غير متاحة | غير متاحة |
| Accepted (مقبولة) | للقراءة فقط | قابلة للتعديل (تُحفظ فوراً) | Record payment (تسجيل دفعة) | نعم |
| Rejected (مرفوضة) | للقراءة فقط حتى Reopen (إعادة فتح) | قابلة للتعديل | غير متاحة | نعم |
| Archived (مؤرشفة) | حسب الحالة الأساسية | قابلة للتعديل | حسب الحالة الأساسية | Unarchive (إلغاء الأرشفة) |
تغيير فاتورة مقبولة
- افتح الفاتورة.
- انقر Reset to draft (إعادة إلى مسودة). تصبح الحقول قابلة للتعديل ويُعاد احتساب حالة السداد إذا تغيرت الإجماليات.
- أجرِ التغيير وانقر Accept (قبول) مرة أخرى.
من يمكنه التعديل
- يمكن للمالكين والمسؤولين والمحاسبين تعديل المسودات والقبول والرفض وإعادة التعيين والأرشفة.
- يمكن للمعتمدين القبول والرفض.
- يمكن للمشاهدين الفتح والقراءة فقط.
- ضمن Settings → Team → Permissions (الإعدادات ← الفريق ← الصلاحيات)، يمكن للمالكين والمسؤولين منح عضو الصلاحية الإضافية "edit accepted incoming invoices" (تعديل الفواتير الواردة المقبولة).
معلومات مفيدة
- يُفرض القفل في قاعدة البيانات: تُرفض أي محاولة لتغيير إجمالي فاتورة مقبولة، بما في ذلك عبر API، بالرسالة "can only change notes, category, payment or archive state".
- عبر API، لا يمكن للفاتورة المقبولة سوى الأرشفة؛ وتُعيد تغييرات الحالة الأخرى تعارضاً (conflict). لا يمكن حذف الفواتير المقبولة، بل أرشفتها فقط.
- تأتي الحقول المخصصة في الفواتير الواردة من القالب النشط لنوع "Incoming invoices" ضمن Settings → Documents → Custom fields (الإعدادات ← المستندات ← الحقول المخصصة).
- يُسجَّل كل قبول ورفض وإعادة تعيين في بطاقة History (السجل).