قوالب البريد الإلكتروني وإرسال المستندات
حدد موضوع ونص الرسائل التي تحمل فواتيرك وعروض أسعارك وتذكيراتك، لكل نوع مستند ولغة، إضافة إلى النسخ الافتراضية.
يبدأ كل مستند ترسله بالبريد من قالب: موضوع ونص لذلك النوع من المستندات واللغة. توفر عليا بوكس نصوصاً افتراضية مناسبة بالإنجليزية والعربية، ويمكنك استبدالها بصياغتك ضمن Settings → Document dispatch (الإعدادات ← إرسال المستندات). يستطيع المالكون والمسؤولون فقط تغييرها.
تحرير قالب
- انتقل إلى Settings → Document dispatch وانزل إلى Email templates (قوالب البريد).
- اختر Document type (نوع المستند: فاتورة ضريبية، إشعار دائن، إشعار مدين، فاتورة مبدئية، عرض سعر، تأكيد طلب، تذكير بالدفع، خطاب تغطية، خطاب) وLanguage (اللغة).
- حرّر Subject (الموضوع) وEmail text (نص الرسالة). انقر على أحد العناصر النائبة لإدراجه في موضع المؤشر.
- انقر Preview with sample data (معاينة ب بيانات نموذجية) لرؤية النتيجة، ثم Save changes (حفظ التغييرات). يعيد Reset to default نص عليا بوكس الافتراضي.
تتبع اللغة المستند: الفاتورة التي لغتها العربية تستخدم القالب العربي.
العناصر النائبة
| العنصر | يصبح |
|---|---|
{{company_name}} | اسم شركتك (الاسم العربي في القوالب العربية إن وُجد) |
{{document_type}} | مثل "tax invoice" |
{{document_number}} | رقم المستند |
{{recipient_name}} | المشتري أو المستلم |
{{issue_date}}، {{due_date}} | التواريخ بتنسيق اللغة |
{{total}}، {{outstanding}}، {{currency}} | الإجمالي والمبلغ المتبقي مع العملة |
{{pay_link}} | رابط الدفع عندما يكون للفاتورة رابط معلّق |
{{sender_name}} | اسم العضو المرسِل |
{{company_email}}، {{company_phone}}، {{company_address}}، {{company_trn}} | من ملف شركتك |
يُحذف السطر الذي لا يحتوي إلا على عناصر نائبة بلا قيمة (مثلاً لا يوجد رقم هاتف). تظهر العناصر غير المعروفة باللون الأحمر ولا يمكن حفظها. لا تُعرف العناصر بأقواس مفردة على طريقة faktoora مثل {companyName}؛ استخدم الأسماء أعلاه.
النسخ الافتراضية
في بطاقة Sending (الإرسال) في الصفحة نفسها:
- Send a copy of every email to the member who sends it (إرسال نسخة إلى العضو المرسِل) يحدد مسبقاً "أرسل لي نسخة" في مربع الإرسال. ويمكن لكل عضو تفعيل ذلك لنفسه ضمن Settings → My account (حسابي).
- Always CC وAlways BCC تملآن حقلي النسخة والنسخة المخفية في كل مربع إرسال، مثل بريد قسم الحسابات أو عنوان أرشيف. يمكنك تغييرهما لكل رسالة. وتحصل المستندات المرسلة عبر API عليهما أيضاً ما لم يحدد الطلب نسخاً خاصة.
عند الإرسال
يفتح مربع Send by email (إرسال بالبريد) والقالب معبأ لهذا المستند: المستلم والموضوع والنص والنسخ والمرفقات. غيّر ما تشاء قبل النقر على Send؛ تنطبق تعديلاتك على هذه الرسالة فقط. يضيف رابط الدفع المعلّق سطر "Pay online" تلقائياً ما لم يحتوِ نصك على {{pay_link}}. ويُضاف توقيع البريد أسفل النص.