الفواتير المتكررة

الفاتورة المتكررة هي قالب مع جدول زمني. في كل تاريخ استحقاق تنشئ عليا بوكس منه فاتورة ضريبية عادية، وترقّمها من سلسلتك، ويمكنها التحقق منها وإرسالها إلى مزود الخدمة المعتمد وإرسالها بالبريد دون أن يفتح أحد المحرر. استخدمها للعقود الشهرية والاشتراكات والإيجارات وعقود الخدمات.

إنشاء فاتورة متكررة

1. انتقل إلى Documents → Recurring Invoices (الفواتير المتكررة) وانقر New recurring invoice، أو افتح قائمة الصف لفاتورة موجودة ضمن Invoices واختر Make recurring (جعلها متكررة) للبدء من محتواها.
2. Template (القالب): أعطه اسماً، واختر Customer (العميل)، واملأ العملة وشروط الدفع واللغة والمشروع والمراجع والموضوع والنصوص والملاحظات كما في الفاتورة. إذا كان لجهة الاتصال أشخاص اتصال أو عناوين تسليم فيمكنك اختيارها هنا.
3. Lines (البنود): أضف الأصناف عبر منتقي المنتجات أو اكتب الأوصاف والكميات وأسعار الوحدة وضريبة القيمة المضافة. تُطبّق قوائم أسعار العميل عند اختيار صنف.
4. Schedule (الجدول) في العمود الأيمن:
   • Frequency (التكرار): أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي أو نصف سنوي أو سنوي أو تواريخ مخصصة، وEvery كل N فترة.
   • Day of month (يوم الشهر) أو Last day (آخر يوم) للشهري وما فوق؛ Weekday (يوم الأسبوع) للأسبوعي.
   • Start date (تاريخ البداية)، وEnd date (تاريخ النهاية) وMax invoices (الحد الأقصى للفواتير) اختيارياً.
   • Billed period (الفترة المفوترة): الفترة السابقة (بأثر لاحق) أو الحالية أو التالية (مقدماً). مع تفعيل Write the period into the invoice تُملأ فترة الفوترة (BT-73/74).
   • يُلحق Period text (نص الفترة) بالموضوع، مثل for {{periodMonth}} {{periodYear}}.
   • يزيح Issue date offset تاريخ الفاتورة بضعة أيام قبل تاريخ التشغيل أو بعده. تعرض البطاقة التواريخ الستة التالية وفتراتها أثناء الكتابة.
5. Automation (الأتمتة): Validate on creation (التحقق عند الإنشاء؛ إيقافه يبقي الفواتير مسودات للمراجعة)، وSubmit to the ASP (الإرسال إلى مزود الخدمة)، وEmail the invoice (إرسال الفاتورة بالبريد) مع المستلمين (أو بريد شخص الاتصال / العميل)، وTest template (قالب تجريبي).
6. انقر Save draft (حفظ المسودة)، ثم Activate (تفعيل).

التشغيل

• تتحقق عليا بوكس مرتين يومياً (02:00 و18:45 بتوقيت الإمارات) من القوالب النشطة التي حان تاريخ تشغيلها التالي وتنشئ الفواتير. إذا توقف التطبيق فترة، تُستدرك حتى اثنا عشر تاريخاً فائتاً بفاتورة واحدة لكل تاريخ.
• ينشئ Generate now (إنشاء الآن) في القالب (أو Run N due now في القائمة) فاتورة اليوم فوراً.
• تعرض بطاقة Runs (التشغيلات) في القالب كل تاريخ مع النتيجة ورابط إلى الفاتورة؛ وتُظهر حالات الفشل الخطأ ويعاد المحاولة في التشغيل التالي. ويُتخطى التاريخ الذي يقع في فترة مقفلة (إقرار ضريبي مقدَّم أو تاريخ قفل) مع ذكر السبب، ويصلك إشعار بذلك.
• يوقف Pause الجدول؛ ويستكمل Resume من التاريخ التالي. وينهيه Cancel نهائياً. عند بلوغ تاريخ النهاية أو الحد الأقصى للفواتير تصبح الحالة Completed (مكتمل).

معلومات مفيدة

• عند تعبئة فترة الفوترة، تذكر الجداول الأسبوعية والشهرية والربع سنوية والنصف سنوية والسنوية أيضاً Frequency of billing (تكرار الفوترة) في الفاتورة الإلكترونية. التواريخ المخصصة والفترات الأخرى لا تذكر تكراراً.

• الفواتير المُنشأة فواتير عادية: تظهر ضمن Invoices، وتتبع الحالات المعتادة، ويمكن تعديلها ما دامت مسودات. يمكن فلترة قائمة الفواتير على قالب واحد عبر عنصر Generated invoices في قائمة الصف.

• تُنشأ فاتورة واحدة فقط لكل قالب وتاريخ، حتى لو شُغّل المنفّذ مرتين.

• يتطلب الإرسال اتصالاً فعالاً بمزود الخدمة المعتمد؛ ومع تفعيل Test template تُعلَّم الفواتير بـ TEST ولا تصل أبداً إلى مزود الخدمة الفعلي.

• يمكن للمالكين والمسؤولين والمحاسبين إنشاء الفواتير المتكررة وتشغيلها.

• يمكن للتكاملات إدارة القوالب عبر واجهة البرمجة وخادم MCP (انظر docs.alyabooks.ai).

مواضيع ذات صلة

• إنشاء فاتورة ضريبية
• المشاريع
• حالات الفاتورة