تصاميم المستندات والنصوص الجاهزة

تحدد التصاميم مظهر ملفات PDF الخاصة بك؛ أما النصوص الجاهزة فهي مقاطع تدرجها في المحرر. ويوجد كلاهما تحت Settings → Documents (الإعدادات → المستندات) ويمكن للمالكين والمسؤولين تحريرهما.

إنشاء تصميم

1. انتقل إلى Settings → Documents → Document designs (تصاميم المستندات) وانقر على New design (تصميم جديد).

2. أدخل Name (الاسم) واختر Layout (التخطيط):

   • Standard (قياسي): تخطيط عليا بوكس. تُدرج المراجع مثل شروط التسليم (Incoterms) والحقول المخصصة المعروضة في PDF مع تفاصيل الفاتورة.
   • Logistics: shipment panel (لوجستي: لوحة الشحنة): يضيف لوحة الشحنة تحت تفاصيل الفاتورة وقسم "فاتورة إلى"، فيها رقم العملية وبوليصة الشحن الفرعية والرئيسية والفرع وشروط التسليم والمرجع الجمركي والحقول المخصصة المعروضة في PDF. استخدمه لفواتير الشحن، مثل الفواتير التي يرسلها CargoWise.

   ثم اختر Logo position (موضع الشعار) (Left أو Right) وAccent colour (لون التمييز) للخطوط والإبرازات.

3. فعّل العناصر أو عطّلها: Show logo وBank details وHS code column (عمود رمز HS) وUnit column.

4. أضف Footer text (نص التذييل)، مثل رقم الرخصة والعنوان، وحدد Default design (التصميم الافتراضي) إذا كان يجب أن تستخدمه المستندات الجديدة.

   تنطبق المفاتيح ونص التذييل على كل ملف PDF للمستندات التي تستخدم التصميم: المرسلة بالبريد الإلكتروني، والمنزّلة، وفي ملفات zip المصدّرة. تستخدم المستندات التي ليس لها تصميم خاص بها التصميمَ الافتراضي؛ وعند عدم وجود أي تصميم، تُظهر ملفات PDF الشعار والتفاصيل البنكية ورموز HS وجميع الأعمدة. ويؤدي إخفاء التفاصيل البنكية إلى إخفاء قسم طرق الدفع أيضاً.

   يستخدم شريط الرأس وعناوين الجدول ألوان المنصة، ويحلّ Accent colour (لون التمييز) الذي تختاره محل لون الخطوط والإبرازات. ويذكر السطر الأخير من كل ملف PDF، أسفل التذييل، البرنامج الذي أصدره ("Issued with …"). وعلى موقع الاختبار (Staging) يظهر أيضاً STAGING حتى لا تُحسب مستندات الاختبار مستندات فعلية.

5. انقر على Save.

في المحرر، تحتوي اللوحة اليمنى على خيار Design template (قالب التصميم)، بحيث يمكن لمستند واحد استخدام تصميم مختلف. وإلى أن تضيف تصميماً، يُستخدم تخطيط عليا بوكس القياسي.

تعرض Preview (المعاينة) ملف PDF تماماً كما يُنزَّل ويُرسل بالبريد، بتصميم المستند (الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة والفواتير المبدئية؛ أما عروض الأسعار والخطابات فتُعرض نسختها القابلة للطباعة عند عدم تهيئة خدمة PDF). ويطبع كل ملف PDF لفاتورة أيضاً عنوان المشتري ورخصته التجارية (إن وُجدت لدى العميل) تحت "فاتورة إلى".

تستخدم الفواتير الواردة من موصل ERP التصميم المختار في الموصل (الإعدادات ← التكاملات ← الموصل ← PDF design for these invoices). وعبر واجهة API، مرّر designTemplateId عند إنشاء الفاتورة؛ ويعرض GET /design-templates المعرّفات.

إنشاء نص جاهز

1. في Text presets (النصوص الجاهزة)، انقر على New preset (نص جاهز جديد).
2. اختر Used for (يُستخدم لـ): Subject أو Salutation أو Introduction أو Closing أو Signature أو Payment terms أو Notes.
3. اختر Language (اللغة) (English أو Arabic؛ الإدخال بالعربية من اليمين إلى اليسار)، وأعطه Name (اسماً) واكتب Text (النص).
4. انقر على Save.

في المحرر، تحتوي كل كتلة نصية على سهم صغير يعرض النصوص الجاهزة لتلك الكتلة. وتوفر القائمة نفسها Save current text as preset (حفظ النص الحالي كنص جاهز)، بحيث يمكنك إنشاء نصوص جاهزة أثناء الكتابة.

نصوص بأسلوب الخطاب على الفواتير

معظم الفواتير الضريبية في الإمارات تخلو من التحية والمقدمة، لذا تكون الفواتير الجديدة بسيطة افتراضياً.

1. انتقل إلى Settings → Designs & texts (الإعدادات ← التصاميم والنصوص) وابحث عن بطاقة Letter-style texts on invoices (نصوص بأسلوب الخطاب على الفواتير).
2. فعّل Show salutation, introduction and closing text on new invoices (إظهار التحية والمقدمة والخاتمة في الفواتير الجديدة) إذا كنت تراسل عملاءك بأسلوب الخطاب.

• متوقف (افتراضياً): لا تعرض الفاتورة الجديدة فوق البنود سوى سطر الموضوع. ويُخفى الرابطان Add salutation (إضافة تحية) وAdd introduction (إضافة مقدمة) وحقلا الخاتمة والتوقيع.
• لفاتورة واحدة، فعّل النصوص من Fields (الحقول) في المحرر.
• تحتفظ الفواتير الموجودة بإعدادها الخاص. ولا تتأثر عروض الأسعار والخطابات.
• تبقى النصوص الجاهزة للتحية والمقدمة والخاتمة متاحة كلما ظهرت هذه الكتل.

معلومات مفيدة

• يُرفع الشعار نفسه تحت Settings → Profile → Company Profile. استخدم PNG أو JPEG: لا تُدرج الصيغ الأخرى في ملف PDF.
• تُختار لغة ملف PDF (English أو Arabic أو ثنائية اللغة) لكل مستند في اللوحة اليمنى، وليس في التصميم.
• تنطبق التصاميم على الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة والفواتير الأولية وعروض الأسعار وتأكيدات الطلبات والتذكيرات وخطابات الإحالة. وينطبق خيار Layout (لوحة الشحنة) على الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة والفواتير المبدئية.
• تُدرج الحقول المخصصة المحددة بـ "Print on PDF" مع تفاصيل الفاتورة (التخطيط القياسي) أو في لوحة الشحنة (التخطيط اللوجستي) في الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة والفواتير المبدئية؛ وفي عروض الأسعار والخطابات تظهر تحت "Additional information".
• يؤدي حذف تصميم تستخدمه مستندات إلى الرجوع إلى التخطيط القياسي لها.

مقالات ذات صلة

• الحقول المخصصة والقوالب
• توقيع البريد الإلكتروني والتذييل