الفواتير المبدئية
أرسل فاتورة مبدئية لعروض الأسعار أو الدفعات المقدمة، ثم حوّلها كلياً أو جزئياً إلى فاتورة ضريبية.
الفاتورة المبدئية هي عرض سعر أو طلب دفعة مقدمة. وهي ليست فاتورة ضريبية: لا تُرسل أبداً إلى Taxilla، ولا تُحتسب أبداً في تقارير ضريبة القيمة المضافة، ويحمل ملف PDF الخاص بها التذييل "THIS IS NOT A TAX INVOICE".
للبدء من عرض سعر أو تأكيد طلب مقبول، افتحه وانقر Convert to proforma (تحويل إلى فاتورة مبدئية): تُنسخ بيانات المشتري والبنود والعملة وشروط الدفع، وتتذكر الفاتورة المبدئية عرض السعر. وعند إصدار فاتورة من تلك الفاتورة المبدئية، يُنقل مرجع الطلب في عرض السعر (أو رقمه) ومرجع المشتري إلى الفاتورة الضريبية.
- انتقل إلى Proformas (الفواتير المبدئية) ← New Proforma (فاتورة مبدئية جديدة). يأتي الرقم من سلسلة الفواتير المبدئية (مثل
PRO-0001) ويكون Valid until (صالحة حتى) افتراضياً بعد 30 يوماً. - اختر المشتري. تملأ عليا بوكس العملة الافتراضية لجهة الاتصال، وكذلك شروط الدفع الخاصة بها إن كان الحقل فارغاً (مثل "Net 30 days"). أضف البنود مع الكمية والوحدة والسعر وضريبة القيمة المضافة، وأضف ملاحظات أو نص شروط الدفع.
- انقر Save (حفظ). استخدم Download PDF (تنزيل PDF) أو Send by Email (إرسال بالبريد الإلكتروني) لتسليمها؛ تُدرج عمليات الإرسال في سجل التسليم.
- من قائمة الصف (⋯)، استخدم Mark as Sent (وضع علامة مُرسلة) وMark as Accepted (وضع علامة مقبولة) لتتبع استجابة المشتري، أو Cancel (إلغاء).
- عندما تكون جاهزاً للفوترة، انقر Convert to Tax Invoice (التحويل إلى فاتورة ضريبية) واختر:
- Invoice the remaining N% (فوترة النسبة المتبقية) عند توريد السلع أو الخدمات. تحمل ملاحظات الفاتورة النص "Final invoice (N%) against proforma PRO-…"، وينتهي وصف كل بند بـ "remaining N% of proforma PRO-…". وعند تحويل 100% دفعة واحدة يكون النص "Issued against proforma PRO-…".
- Advance payment (part) (دفعة مقدمة جزئية) بنسبة مئوية. تحمل الملاحظات النص "Advance invoice (N%) against proforma PRO-…".
- انقر Create draft invoice (إنشاء مسودة فاتورة). رقم الفاتورة المعروض في النافذة معاينة فقط؛ ويُخصَّص الرقم عند النقر. تفتح عليا بوكس المسودة؛ تحقق منها وأرسلها كأي فاتورة أخرى.
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| Draft | محفوظة، لم تُرسل |
| Sent | وُضعت ع ليها علامة مُرسلة إلى المشتري |
| Accepted | قبلها المشتري |
| Expired | في حالة Draft أو Sent أو Accepted مع تاريخ صلاحية انقضى |
| Cancelled | مسحوبة؛ لم تعد قابلة للتحويل |
| Converted | فُوترت بالكامل؛ للقراءة فقط |
النسبة المفوترة والبنود المقفلة
- تحتسب النسبة المعروضة على الفاتورة المبدئية (مثل "30% invoiced") الفواتير الضريبية المُنشأة منها والتي لا تزال قائمة. ولا تُحتسب الفواتير المرفوضة ولا الإشعارات الدائنة.
- حذف مسودة فاتورة أُنشئت من الفاتورة المبدئية، أو رفض إحدى الفواتير، يعيد نسبتها. وتعود الفاتورة المبدئية من Converted إلى Accepted عندما تخرج إحدى فواتيرها من الحساب.
- ما دام أي جزء مفوتراً، تكون البنود مقفلة، ويرفض خادم عليا بوكس تعديلها أيضاً. وتظهر العبارة "locked: N% already invoiced; delete or reject that draft invoice to change the lines, or duplicate this proforma" (مقفلة: تمت فوترة N%؛ احذف مسودة الفاتورة تلك أو ارفضها لتعديل البنود، أو انسخ هذه الفاتورة المبدئية).
- يظل بإمكانك تعديل التواريخ والمشتري والملاحظات وشروط الدفع وحفظها. وبعد الحفظ تُعيد الصفحة تحميل الفاتورة المبدئية لتعرض ما حُفظ بالضبط.
النسخ والإنشاء من فاتورة
- يفتح Duplicate (نسخ)، من الزر في الفاتورة المبدئية أو من قائمة الصف في Proformas، فاتورة مبدئية جديدة بالمشتري والنصوص والبنود نفسها، بتاريخ اليوم، وصالحة لمدة 30 يوماً، وبالرقم التالي.
- يفتح Create proforma from this (إنشاء فاتورة مبدئية من هذه) في قائمة الصف في Invoices (الفواتير الضريبية فقط، لا الإشعارات الدائنة أو المدينة) فاتورة مبدئية جديدة بمشتري تلك الفاتورة وعملتها وشروط الدفع وبنودها، مع الملاحظة "Based on invoice INV-…". وهي نسخة لمرة واحدة: التغييرات اللاحقة على أي من المستندين لا تؤثر في الآخر. ويُخفى هذا الإجراء عند إخفاء قسم الفواتير المبدئية.
لا تُحدَّث الفاتورة المبدئية أبداً من فاتورة ضريبية. فالفاتورة المبدئية عرض سعر يسبق الفاتورة، أما الفاتورة الضريبية فمستند قانوني يُبلَّغ إلى الهيئة الاتحادية للضرائب، لذا يسير الربط في اتجاه واحد: كل فاتورة تشير إلى فاتورتها المبدئية.
معلومات مفيدة:
- بموجب ضريبة القيمة المضافة الإماراتية، يُنشئ استلام دفعة مقدمة نقطة ضريبية، ولهذا يُنتج التحويل الجزئي فاتورة ضريبية حقيقية بالمبلغ المستلم.
- تُدرج صفحة الفاتورة المبدئية كل فاتورة أُنشئت منها، وتعرض كل فاتورة شريطاً يربط بالفاتورة المبدئية. وتعرض بطاقة Document trail (مسار المستند) في كل منها السلسلة كاملة من عرض السعر حتى آخر إشعار دائن، مع سجل لكل خطوة.
- لا يمكن حذف الفواتير المبدئية إلا ما دام لم يُفوتر شيء منها.
- لا تظهر الفواتير المبدئية أبداً في Invoices (الفواتير) أو Compliance (الامتثال) أو لوحة التحكم أو Analytics (التحليلات).
- يمكن للمالكين والمسؤولين والمحاسبين إنشاء الفواتير المبدئية وتحويلها؛ ويمكن للمشاهدين العرض فقط.
مقالات ذات صلة: