رفع ملفات UBL XML أو PDF أو الصور
ما تفعله عليا بوكس بكل نوع ملف عند تسجيل فاتورة واردة.
يمكنك تسجيل فاتورة مورد من ملف PINT AE XML أو ملف PDF أو صورة للفاتورة. ويحدد نوع الملف مقدار ما تستطيع عليا بوكس قراءته تلقائياً.
الخطوات
- انتقل إلى Incoming Invoices (الفواتير الواردة) ← Record incoming invoice (تسجيل فاتورة واردة).
- أسقط الملف أو اختره (XML أو PDF أو PNG أو JPEG أو WebP؛ بحد أقصى 20 ميغابايت). مع ملف XML يمكنك إضافة ملف PDF الخاص بالمورد كملف ثانٍ.
- انقر Upload and continue (رفع ومتابعة). تُفتح صفحة المراجعة لتتحقق من التفاصيل.
لرفع ملفات كثيرة دفعة واحدة، استخدم Bulk upload (رفع مجمّع) في صفحة القائمة: يصبح كل ملف مستنداً مستقلاً ويحصل على سطر نتيجة مع زر Open (فتح).
PINT AE / UBL XML
- يُحلَّل ملف XML ويُتحقق منه مقابل PINT AE ومقابل رقمك الضريبي (TRN). وتُملأ الرقم والتواريخ وعنوانا المورد والفوترة وعنوان التسليم والمراجع والبنود مع أوصافها وتفصيل الضريبة والإجماليات وشروط السداد وكل وسائل الدفع (IBAN وصاحب الحساب وBIC والمرجع).
- يُنشأ عرض للمستند من ملف XML ويُعرض في علامة التبويب Generated view (العرض المُنشأ) في صفحة المراجعة. ويبقى ملف XML نفسه هو المستند القانوني.
- تُستخرج الملفات المضمّنة في XML وتُدرج في علامة التبويب Files (الملفات) بجوار ملف XML الأصلي. ويُعرض ملف PDF الذي ضمّنه المورد في علامة التبويب Supplier copy (نسخة المورد).
- يفشل ملف XML الذي ليس UBL Invoice أو CreditNote بالرسالة "not a UBL Invoice" في سجل الاستيراد.
ملفات PDF والصور
- عندما تكون القراءة بالذكاء الاصطناعي مفعّلة في بيئة عليا بوكس الخاصة بك، تُقرأ الحقول والبنود من ملف PDF أو الصورة. يذكر تقرير التحقق درجة الثقة؛ فتحقق من كل حقل قبل القبول. يعرض عمود المصدر PDF · AI.
- عندما تكون القراءة بالذكاء الاصطناعي غير مفعّلة، تنشئ عليا بوكس مسودة فارغة مع تحذير وتكتب الحقول بنفسك. يعرض عمود المصدر PDF · manual.
- يُعرض الملف الأصلي في علامة التبويب Supplier copy (نسخة المورد). تُحفظ الملفات الأصلية المستلمة كما وصلت: لا يستبدلها أي رفع جديد، ولا يمكن للأعضاء حذفها.
XML وPDF معاً
في صفحة Record (التسجيل)، أضف ملف PDF بجوار ملف XML. وفي Bulk upload (الرفع المجمّع)، ارفع INV-100.xml وINV-100.pdf معاً: تُدمج الملفات التي تحمل الاسم نفسه (قبل الامتداد) في فاتورة واحدة. ملف XML هو مصدر البيانات، ويُعرض ملف PDF في علامة التبويب Supplier copy (نسخة المورد).
معلومات مفيدة
- تُرفض التكرارات: يفشل المستند الذي يحمل الرقم الضريبي (TRN) للمورد ورقم الفاتورة نفسيهما لمستند مستلم سابقاً بالرسالة "Duplicate" في سجل الاستيراد.
- تفشل الملفات غير المدعومة مثل
.docxبالرسالة "Unsupported file". - تُدرج كل محاولة في علامة التبويب Import log (سجل الاستيراد)، بما في ذلك المحاولات الفاشلة.