تسجيل فاتورة واردة

الفواتير الواردة هي المستندات التي يرسلها إليك موردوك. تحتفظ بها عليا بوكس في صفحة Incoming Invoices (الفواتير الواردة)، وتتحقق منها مقابل PINT AE ورقمك الضريبي (TRN)، وتتيح لك قبولها ورفضها وسدادها.

توجد ثلاث طرق لتسجيل فاتورة واردة:

• رفع ملف بنفسك (هذه المقالة).
• السماح للموردين بإرسال الفواتير بالبريد الإلكتروني إلى عنوان صندوق الوارد في عليا بوكس.
• جلب المستندات الموجهة إلى معرّف Peppol الخاص بك عبر مزود الخدمة المعتمد (ASP).

رفع فاتورة مورد

تسجيل مستند واحد صفحة موجّهة من ثلاث خطوات:

1. Upload file (رفع الملف). انتقل إلى Incoming Invoices (الفواتير الواردة) ← Record incoming invoice (تسجيل فاتورة واردة)، ثم أسقط الملف أو انقر لاختياره. الصيغ المقبولة: XML وPDF وPNG وJPEG وWebP، بحد أقصى 20 ميغابايت. مع ملف XML يمكنك أيضاً إضافة نسخة PDF من المورد لتظهر بجوار البيانات. انقر Upload and continue (رفع ومتابعة).
2. Check details (مراجعة التفاصيل). تُفتح صفحة المراجعة والبيانات على اليسار والمستند على اليمين. صحّح ما قُرئ بشكل خاطئ، ثم Accept (قبول) أو Reject (رفض).
3. Record payment (تسجيل الدفعة، اختياري). بعد القبول تظهر بطاقة المدفوعات أولاً. سجّل ما دفعته، أو انقر Finish (إنهاء) وسجّله لاحقاً.

إذا فشل الرفع (مثل فاتورة مكررة أو ملف غير مقروء) يظهر السبب في الصفحة وفي Import log (سجل الاستيراد).

لإضافة ملفات كثيرة دفعة واحدة، استخدم Bulk upload (رفع مجمّع) في صفحة القائمة. يحصل كل ملف على سطر نتيجة مع زر Open (فتح).

إعادة تسمية القسم

من الإعدادات ← Workspace ← View (العرض) ← Terminology (المصطلحات) ← Documents your suppliers send you يمكنك تسمية هذا القسم Bills أو Receipts أو Purchase invoices بدلاً من Incoming invoices. تتغير القائمة وصفحة القائمة والصفحات؛ وتحتفظ واجهة API بالاسم incoming.

ما يحدث بعد ذلك

• تظهر الفاتورة في علامة التبويب Invoices (الفواتير) بالحالة To review (قيد المراجعة).
• إذا لم يكن الرقم الضريبي (TRN) للمورد موجوداً في جهات اتصالك بعد، فتنشئ عليا بوكس جهة اتصال من نوع بائع.
• تسجل علامة التبويب Import log (سجل الاستيراد) كل محاولة مع القناة (رفع أو بريد إلكتروني أو Peppol) واسم الملف ونتائج الاستيراد والتحقق والعرض المرئي. وتعرض المحاولات الفاشلة السبب.
• يحصل جرس الإشعارات على إدخال "received" يفتح الفاتورة.

معلومات مفيدة

• يرى المالكون والمسؤولون والمحاسبون أزرار Record incoming invoice (تسجيل فاتورة واردة) وBulk upload (رفع مجمّع) وFetch from Peppol (جلب من Peppol). يمكن للمشاهدين فتح الفواتير دون تغييرها.
• تعرض البطاقات في الأعلى عدد الفواتير التي تنتظر المراجعة، والمبلغ المستحق للفواتير المقبولة غير المسددة، وإجمالي المقبول هذا الشهر.
• شرائح التصفية: All وTo review وAccepted وUnpaid وPaid وWith errors وRejected وArchived. يطابق مربع البحث الرقم أو اسم المورد.
• يخبرك عمود Source (المصدر) بكيفية قراءة البيانات: PINT AE XML أو PDF · AI أو PDF · manual.

مقالات ذات صلة

• رفع ملفات UBL XML أو PDF أو الصور
• استلام الفواتير على عنوان صندوق الوارد في عليا بوكس
• مراجعة فاتورة واردة أو قبولها أو رفضها