الحقول المخصصة والقوالب

تحتفظ الحقول المخصصة بمعلومات لا تملك عليا بوكس حقلاً قياسياً لها: رقم أمر شراء، أو مرحلة مشروع، أو رمز تكلفة لكل بند. ويحدد القالب أي الحقول تظهر على أي نوع مستند.

تعريف الحقول

1. انتقل إلى Settings → Documents → Custom fields (الإعدادات → المستندات → الحقول المخصصة) (للمالكين والمسؤولين).
2. انقر على Field (حقل) واملأ ما يلي:
   • Label (التسمية) وLabel (Arabic) (التسمية بالعربية). يُشتق Key (المفتاح) من التسمية (أحرف صغيرة وأرقام وشرطات سفلية) وهو ما ترسله عمليات التكامل كـ metadata.<key>. لا يمكن تغييره بعد الحفظ.
   • Type (النوع): Text أو Number أو Date أو Yes / no أو Choice list. لقائمة الاختيار، أدخل الخيارات واحداً في كل سطر، واختيارياً بصيغة value | Label.
   • Applies to (ينطبق على): Whole document (المستند بأكمله) أو Each line (كل بند).
   • Order (الترتيب) وRequired (مطلوب) وPrint on PDF (طباعة على PDF).
3. انقر على Save.

إنشاء قالب

1. انقر على Template (قالب)، وأدخل Name (الاسم) واختر Document kind (نوع المستند).
2. حدد الحقول التي يجب أن يحتويها واترك Active (نشط) مفعلاً.
3. انقر على Save. يمكن أن يكون قالب واحد فقط نشطاً لكل نوع مستند؛ وتفعيل قالب آخر يلغي تفعيل السابق.

أين تظهر الحقول

• في محرر الفواتير وعروض الأسعار: قسم Custom fields في اللوحة اليمنى لحقول المستند، وأيقونة وسم على كل بند لحقول البنود.
• في الفواتير الواردة: بطاقة Custom fields عندما يكون هناك قالب نشط للفواتير الواردة.
• على ملف PDF: تُطبع الحقول المحددة بـ Print on PDF (حقول مستوى المستند فقط): في الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة والفواتير المبدئية مع تفاصيل الفاتورة أو في لوحة الشحنة لتصميم لوجستي، وفي عروض الأسعار والخطابات تحت "Additional information".
• في واجهة برمجة التطبيقات (API) والويب هوك كـ metadata.

معلومات مفيدة

• تمنع الحقول المطلوبة الحفظ حتى تُملأ، في التطبيق وعبر واجهة برمجة التطبيقات.
• لا يزال بالإمكان تحرير القيم في الفواتير الصادرة (المقفلة)، لأنها لا تغير المحتوى الضريبي.
• يؤدي حذف حقل إلى إزالته من القوالب؛ ويُحتفظ بالقيم المخزنة في المستندات القديمة.
• الفئات ومراكز التكلفة قوائم منفصلة في أسفل التبويب نفسه، وهي مخصصة للتقارير وليس للبيانات الحرة.

مقالات ذات صلة

• تصاميم المستندات والنصوص الجاهزة
• العروض المحفوظة والفلاتر والأعمدة