أرشفة الفواتير وإلغاء أرشفتها
انقل المستندات المنتهية أو غير المرغوب فيها خارج قوائم العمل دون حذفها، وأعدها عند الحاجة.
تُخفي الأرشفة المستند من قوائم العمل ولوحة التحكم والتقارير مع إبقائه متاحاً ضمن عرض Archived (المؤرشفة). استخدمها للفواتير المسددة أو المسودات المتروكة أو المستندات التي لم يعد ينبغي ظهورها في العمل اليومي.
الأرشفة
- فاتورة واحدة من القائمة: في Invoices (الفواتير)، افتح قائمة الصف (⋯) واختر Archive (أرشفة).
- عدة فواتير: حدد الصفوف، وانقر Archive في شريط التحديد، وأضف ملاحظة اختيارية (مثل السبب)، ثم أكّد.
- من صفحة الفاتورة: انقر Archive في الترويسة.
البحث والاستعادة
- في Invoices، انقر شريحة Archived. تظهر الصفوف المؤرشفة بلون رمادي وتعرض ترويسة الفاتورة شارة Archived.
- افتح قائمة الصف (⋯) واختر Unarchive (إلغاء الأرشفة)، أو حدد عدة صفوف وانقر Unarchive في شريط التحديد.
- يعود المستند إلى العروض الافتراضية.
معلومات مفيدة:
- لا تغيّر الأرشفة الفاتورة الإلكترونية، وهي مسموحة في أي حالة، بما في ذلك الفواتير المقفلة (الصادرة).
- لا يمكن إرسال المستندات المؤرشفة إلى Taxilla. ألغِ الأرشفة أولاً.
- تُستبعد المستندات المؤرشفة ومستندات الاختبار من إحصاءات قائمة الفواتير ولوحة التحكم وAnalytics (التحليلات) وCompliance (الامتثال).
- لا تُعامل الفاتورة المؤرشفة أبداً على أنها متأخرة السداد، لذا لن تُطلق التذكيرات أو إشعار التأخر اليومي.
- الأرشفة ليست حذفاً: يبقى المستند وإرسالاته ومدفوعاته سليمة. لا يمكن حذف سوى الفواتير في حالة Draft وRejected.
- يمكن للمالكين والمسؤولين والمحاسبين الأرشفة وإلغاء الأرشفة. عبر واجهة API، يؤدي
archived: trueعلى الفاتورة الغرض نفسه.
مقالات ذات صلة: