تذكيرات الدفع
أعدّ ثلاثة مستويات للتذكير وأرسل تذكيرات للفواتير المتأخرة.
عندما تتجاوز فاتورة صادرة تاريخ استحقاقها دون سداد كامل، تضع عليا بوكس علامة متأخرة عليها. وعندها تنشئ تذكيرات في ثلاثة مستويات كحد أقصى، لكل منها نصه الخاص ورسم اختياري.
ضبط المستويات
- انتقل إلى Settings (الإعدادات) → Reminders (التذكيرات).
- أبقِ Reminders enabled (التذكيرات مفعلة) مفعلاً.
- لكل مستوى (من 1 إلى 3) اضبط Days after due date (الأيام بعد تاريخ الاستحقاق) وReminder fee (AED) (رسم التذكير بالدرهم) وSubject (الموضوع) وText (النص). العناصر النائبة التي يمكنك استخدامها:
{{number}}و{{issue_date}}و{{due_date}}و{{total}}(المبلغ المستحق) و{{fee}}و{{buyer}}. - انقر على Apply changes (تطبيق التغييرات).
الإعدادات الافتراضية هي تذكير ودي بعد 7 أيام، وتذكير ثانٍ بعد 21 يوماً، وإشعار نهائي بعد 35 يوماً برسم قدره 100 درهم.
إنشاء تذكير
- افتح الفاتورة المتأخرة. تعرض بطاقة Payment reminders (تذكيرات الدفع) شارة Overdue (متأخرة)، أو المستوى الحالي.
- انقر على Create reminder 1 (إنشاء التذكير 1) (أو المستوى التالي). تنشئ عليا بوكس مستند تذكير بالموضوع والنص معبأين، والمبلغ المستحق، ورسم ذلك المستوى.
- يفتح مربع حوار الإرسال بعنوان البريد الإلكتروني للمشتري: Email جهة الاتصال، أو إن كان فارغاً، بريد شخص الاتصال المحدد بـ Receives invoices (يستلم الفواتير) (الرئيسي أولاً). أرسله، أو أغلقه وأرسله لاحقاً باستخدام Send في صف التذكير في البطاقة.
تعرض الفاتورة الآن Level 1. كرر ذلك للمستويين 2 و3؛ وبعد المستوى 3 لا يُعرض أي زر آخر.
قائمة التذكيرات
يسرد Documents → Reminders كل تذكير مع رقمه والفاتورة والمستلم والمستوى والتاريخ والحالة والمبلغ. وتوفر قائمة الصف Open invoice وDownload PDF وSend by email وDelete. وإذا لم تكن خدمة PDF مهيأة في بيئتك، يفتح Download PDF نسخة قابلة للطباعة في علامة تبويب جديدة. ويسرد New reminder (تذكير جديد) الفواتير المتأخرة ويفتح صفحة الفاتورة حيث يُنشأ المستوى التالي.
معلومات مفيدة
- تُعرض التذكيرات فقط ما دام هناك مبلغ مستحق؛ وبمجرد سداد الفاتورة يختفي الزر.
- لا تحصل الإشعارات الدائنة على تذكيرات أبداً.
- لا يؤدي حذف مستند تذكير إلى خفض مستوى التذكير للفاتورة.
- تحتوي قائمة الفواتير على عمود Reminder (L1 أو L2 أو L3 أو "due") وشريحة Reminded.